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Datenschutzerklärung für den Schulmanager

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Verantwortlich: [Noch zu ergänzen: Verantwortliche Schule / Schulträger], [Noch zu ergänzen: Vollständige Anschrift].
Kontakt: [Noch zu ergänzen: Kontakt-E-Mail], [Noch zu ergänzen: Telefon / unmittelbare Kontaktmöglichkeit].
Datenschutzbeauftragter bzw. Datenschutzkontakt: [Noch zu ergänzen: Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkontakt].

2. Zwecke, Daten und Rechtsgrundlagen
Der Schulmanager verarbeitet Daten zur Bereitstellung und Absicherung des Zugangs, zur schulischen Organisation, zur Unterrichtsdokumentation und zur Kommunikation zwischen Schule, Lehrern, Schülern und Eltern. Welche Daten tatsächlich anfallen, hängt von den freigeschalteten Modulen und der Rolle ab.
Mögliche Datenkategorien sind Stammdaten und Kontaktdaten, Benutzerkennung und Rollen, Klassenzugehörigkeit und Unterrichtszuordnung, Stunden- und Vertretungspläne, Aufgaben, Anwesenheit und Fehlzeiten, Klassenbucheinträge, Leistungsdaten und GFS, Nachrichten und Anhänge, Anmeldungen und Anträge sowie Buchungs- oder Zahlungsinformationen. Angaben zu Erkrankungen oder Nachteilsausgleichen können besondere Kategorien personenbezogener Daten betreffen und benötigen eine entsprechende Rechtsgrundlage und Zugriffsbeschränkung. Bitte keine medizinischen oder anderen sensiblen Einzelheiten in frei zugängliche Nachrichten oder Felder eintragen, wenn sie für den Vorgang nicht erforderlich sind.
Die konkreten Rechtsgrundlagen und die Abgrenzung verpflichtender und freiwilliger Funktionen lauten:
[Noch zu ergänzen: Konkrete Rechtsgrundlagen, Pflichtangaben und freiwillige Funktionen]

Die einzelnen Verarbeitungen mit Zweck, Rechtsgrundlage, Empfängern und Speicherdauer:
1. Benutzerkonten, Anmeldung und Rollen
Zweck: Zugang zum Portal, Rechtevergabe nach Rolle, Kontosicherheit, Passwort-Rücksetzung per E-Mail
Betroffene: Schüler, Eltern, Lehrkräfte, Verwaltung
Daten: Benutzername, Name, Rolle, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Erstpasswort verschlüsselt bis zur Änderung, letzte Anmeldung, Geräteanmeldungen, Einstellungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); Art. 32 DSGVO (Sicherheit)
Empfänger: Administration; Lehrkräfte sehen Namen und Rollen soweit für die Kommunikation nötig
Speicherdauer: Löschung mit dem Austritt (Schüler, Eltern ohne weiteres Kind) bzw. dem Ende der Tätigkeit; Rücksetz-Links 60 Minuten

2. Sicherheits- und Änderungsprotokolle (Logs)
Zweck: Erkennen und Abwehren von Missbrauch (Anmeldebremse), Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Rechtevergaben
Betroffene: alle Nutzer
Daten: Benutzername, IP-Adresse, Zeitpunkt, Erfolg der Anmeldung; ausgeführte Verwaltungsaktion mit Kurzbeschreibung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO
Empfänger: nur Administration
Speicherdauer: Anmeldeversuche 90 Tage, Änderungsprotokoll 365 Tage (automatisch); keine Formularinhalte oder Passwörter

3. Schüler-, Lehrer- und Klassenstammdaten, Schullaufbahn
Zweck: Schulorganisation: Klassen, Kurse, Gruppen, Tutoren, Laufbahn (Klasse je Schuljahr), Kurswahl in der Kursstufe
Betroffene: Schüler, Lehrkräfte
Daten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Klasse, Kurse, Kennungen aus ASV-BW und Untis, Tutor
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: Lehrkräfte der Klasse bzw. des Kurses, Schulleitung, Sekretariat, Administration
Speicherdauer: Schüler: Löschung nach dem Austritt (Standard: beim nächsten nächtlichen Lauf, direkt nach der Kursstufe 2); Lehrkräfte: mit dem Ende der Tätigkeit

4. Klassenbuch, Anwesenheit und Hausaufgaben
Zweck: Dokumentation des Unterrichts und der Anwesenheit, Hausaufgaben-Übersicht
Betroffene: Schüler, Lehrkräfte
Daten: Unterrichtsinhalt, Hausaufgaben, Anwesenheit je Stunde, Hausaufgaben-Striche, Vermerke
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); Schulbesuchsverordnung
Empfänger: unterrichtende Lehrkräfte, Klassenleitung, Schulleitung; Schüler und Eltern die eigenen freigegebenen Einträge
Speicherdauer: mit dem Austritt; Schuljahresarchiv vorher nach VwV Datenschutz an Schulen exportieren und dort aufbewahren

5. Fehlzeiten, Krankmeldungen, Entschuldigungen, Beurlaubungen, Atteste
Zweck: Erfüllung der Schulbesuchspflicht und ihrer Nachweise
Betroffene: Schüler, Eltern
Daten: Fehltage und -stunden, Entschuldigungsstatus, Krankmeldung (ohne Diagnose), Beurlaubungsanträge, Attestpflicht
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); Schulbesuchsverordnung; Gesundheitsangaben nur soweit erforderlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO Es können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit) betroffen sein; der Zugriff ist eng begrenzt.
Empfänger: Klassenleitung, unterrichtende Lehrkräfte (Status), Schulleitung, Sekretariat; Eltern und Schüler die eigenen Einträge
Speicherdauer: mit dem Austritt

6. Noten, Kopfnoten, Zeugnisse, GFS, Konferenzen
Zweck: Leistungsbewertung, Notenbildung, Zeugnisvorbereitung, Konferenzbeschlüsse, Verhalten und Mitarbeit
Betroffene: Schüler
Daten: Einzelnoten, Kopfnoten-Vorschläge der Fachlehrkräfte, Zeugnisnoten und -bemerkungen, GFS-Themen und -Noten, Beschlüsse
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); Notenbildungsverordnung
Empfänger: unterrichtende Lehrkraft, Klassenleitung, Konferenz, Schulleitung; Schüler und Eltern freigegebene Noten
Speicherdauer: Kopfnoten nach dem Eintrag im Zeugnis, spätestens einen Monat nach dem Konvent; übrige mit dem Austritt. Amtliche Zeugnisse werden in ASV-BW geführt.

7. Nachteilsausgleiche
Zweck: Gewährung und Umsetzung von Nachteilsausgleichen
Betroffene: Schüler
Daten: Art und Auswirkungen des Ausgleichs (keine Diagnose im Titel)
Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und der Verwaltungsvorschrift zu Nachteilsausgleichen Es können besondere Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit) betroffen sein; der Zugriff ist eng begrenzt.
Empfänger: Klassenleitung (eigene Klasse), Beratungslehrkräfte, Administration; Fachlehrkräfte nur die Auswirkung am Prüfungstag
Speicherdauer: mit dem Austritt bzw. Ende der Maßnahme

8. Nachrichten, Gruppen, Anrufe und Benachrichtigungen
Zweck: Kommunikation zwischen Schule, Lehrkräften, Schülern und Eltern; Fachschaftsgruppen; Sprach-Anrufe
Betroffene: alle Nutzer
Daten: Nachrichteninhalte, Anhänge, Gruppen, Lesestatus, Abstimmungen, Anrufaufbau (technisch), Audio-Ausweichverbindung (nicht gespeichert), Push-Geräte
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: die gewählten Empfänger; Server des Betreibers
Speicherdauer: Anrufaufbau 24 Stunden, Audio-Ausweichdaten 60 Sekunden, gelesene Benachrichtigungen 120 Tage, Inhalte bis zur Löschung durch die Nutzer bzw. mit dem Austritt

9. E-Mail-Postfach (nur Lehrkräfte und Administration)
Zweck: dienstliche E-Mail im Portal, Regeln und Kategorien
Betroffene: Lehrkräfte, Absender und Empfänger von E-Mails
Daten: Zugangsdaten zum Mailserver (verschlüsselt), E-Mail-Inhalte im Zwischenspeicher, Regeln, Kategorien, Markierungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: nur das jeweilige Konto; Mailserver der Schule
Speicherdauer: Zwischenspeicher bis zur Löschung im Postfach bzw. mit dem Ende der Tätigkeit

10. Elternbriefe, Sprechtage und Sprechstunden
Zweck: Information der Eltern, Rückmeldungen, Terminvergabe
Betroffene: Eltern, Schüler, Lehrkräfte
Daten: Briefe, Lesebestätigung, Rückmeldungen, gebuchte Termine
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: Absender, Klassenleitung, gebuchte Lehrkraft
Speicherdauer: mit dem Austritt bzw. nach Ablauf des Schuljahres

11. Termine, Aushänge, Videokonferenzen, Raumbuchung, Tickets, Checklisten
Zweck: Schulorganisation, Schwarzes Brett, Infoscreen, Hausmeister- und IT-Meldungen
Betroffene: Lehrkräfte, Schüler, Eltern
Daten: Termine mit Zielgruppe, Aushänge mit Autor, Buchungen, Meldungen, Checklisten-Haken
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: die jeweils angesprochenen Gruppen
Speicherdauer: Aushänge bis zum Ablaufdatum, übrige nach Erledigung bzw. mit dem Austritt

12. Lernen, Aufgaben, Abgaben und Work together
Zweck: Unterrichtsmaterial, Aufgaben und Abgaben, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Whiteboards und Brainstormings (auch nur für Lehrkräfte)
Betroffene: Schüler, Lehrkräfte
Daten: Abgaben mit Dateien, Rückmeldungen, gemeinsame Dokumente, Urheber von Brainstorming-Ideen (nur für die Lehrkraft sichtbar), Anwesenheit im Dokument (30 Sekunden)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“)
Empfänger: Lehrkraft und Teilnehmer des Dokuments
Speicherdauer: mit dem Austritt; Dokumente bis zur Löschung durch die Lehrkraft

13. Anmeldungen, AG- und Kurswahlen, Ganztag, Zahlungen
Zweck: Aufnahme neuer Schüler, Wahlen und Zuteilungen, Ganztagsbetreuung, Zahlungsübersicht
Betroffene: Schüler, Eltern
Daten: Anmeldedaten, Wünsche und Zuteilungen, Betreuungszeiten und Hinweise, offene Posten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); für freiwillige Angebote zusätzlich die Anmeldung der Sorgeberechtigten
Empfänger: zuständige Lehrkräfte, Sekretariat, Ganztagsteam
Speicherdauer: Anmeldungen nach Abschluss des Aufnahmeverfahrens, übrige mit dem Austritt

14. Games Corner (Mathe-Expedition) und Live-Duelle (freiwillig)
Zweck: freiwilliges Üben passend zur Klassenstufe mit Punkten, Sternen und Orden über die Schulzeit; Live-Duelle gegen Mitschüler
Betroffene: Schüler
Daten: Gesamtstand (Punkte, beste Sterne je Kapitel, Trefferquote je Thema, Anzahl Runden und Duelle, zuletzt gewählte Einstellungen); im Duell Anzeigename (Vorname und Initiale), Punktestand und Fortschritt; keine Einzelantworten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 LDSG BW und dem Bildungs- und Erziehungsauftrag nach § 1 SchG BW (Verwaltungsvorschrift „Datenschutz an öffentlichen Schulen“); Teilnahme freiwillig
Empfänger: der Schüler und seine Eltern; Mitspielende eines Duells sehen Anzeigename und Punktestand; Lehrkräfte nur zusammengefasste Klassenzahlen und die Rangliste eines von ihnen geleiteten Duells
Speicherdauer: Gesamtstand mit dem Austritt; Duellräume nach 24 Stunden

15. Bestenliste der Games Corner (freiwillig)
Zweck: freiwilliger Vergleich innerhalb der Klasse
Betroffene: Schüler, die zugestimmt haben
Daten: Vorname, Anfangsbuchstabe des Nachnamens, Summe der Sterne
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, jederzeit widerruflich; bei Schülern unter 16 Jahren zusätzlich die Sorgeberechtigten)
Empfänger: Mitschüler der eigenen Klasse
Speicherdauer: bis zum Widerruf, spätestens mit dem Austritt; ohne Freigabe durch die Administration nicht sichtbar

3. Herkunft der Daten
Daten werden vom Nutzer, von der Schule oder von berechtigten Sorgeberechtigten eingegeben. Stammdaten, Unterrichtszuordnungen und Pläne können aus schulischen Verwaltungssystemen wie ASV und Untis oder aus vorhandenen schulischen Datenbeständen übernommen werden. Betroffene erhalten die erforderlichen Informationen auch dann, wenn Daten aus solchen Quellen stammen.

4. Zugriff, Empfänger und Hosting
Zugriffe werden nach Benutzerrolle und schulischen Berechtigungen vergeben. Schüler und Eltern erhalten die für ihr Konto bzw. ihre Kinder freigegebenen Informationen. Lehrkräfte, Schulleitung, Sekretariat, Beratung und Administration erhalten die für ihre Aufgaben eingerichteten Zugriffe. Der Betreiber ist für die richtige Vergabe, regelmäßige Prüfung und Sperrung nicht mehr benötigter Zugänge verantwortlich.
Hosting und Verarbeitungsort: [Noch zu ergänzen: Hosting-Anbieter und Verarbeitungsort].
Weitere Empfänger und beauftragte Dienstleister, einschließlich E-Mail-Versand, Support und Sicherungen:
[Noch zu ergänzen: Empfänger, Dienstleister und Auftragsverarbeitung]
Mögliche Übermittlungen außerhalb von EU/EWR und gegebenenfalls verwendete Garantien:
[Noch zu ergänzen: Drittlandübermittlungen und Garantien bzw. keine Übermittlung]

5. Technische Daten, Cookies und lokaler Speicher
Für die Anmeldung verwendet der Schulmanager ein Sitzungscookie. Es dient der Zuordnung der angemeldeten Sitzung. Sicherheits- und Zugriffsprotokolle können Benutzerkennung, Zeit, aufgerufene Funktionen und IP-Adresse enthalten. Server und Hosting-Dienste können weitere technische Protokolle führen; deren konkrete Speicherung ist unten zu berücksichtigen.
Anzeigeeinstellungen und Entwürfe können im lokalen Speicher des Browsers abgelegt werden. Die vorhandene Entwurfsfunktion verwirft ihre lokalen Entwürfe nach sieben Tagen; Gerätefreigaben, gemeinsam genutzte Browser und Sicherungen können die Vertraulichkeit beeinflussen. Die Web-App kann technische Dateien für schnellere Anzeige zwischenspeichern. Nicht benötigte lokale Daten lassen sich über die Browserfunktionen entfernen. Die Schule muss bei gemeinsam genutzten Geräten ein geeignetes Nutzungskonzept festlegen.
Die Android- und iOS-Fassungen verbinden sich mit dem eingetragenen Schulserver. Die native App speichert die Schuladresse und den technischen Sitzungszustand. Bei einem Serverwechsel werden die von der App verwalteten lokalen Sitzungsdaten entfernt. Für Uploads oder Aufnahmen kann die Systemauswahl bzw. eine Kamera-/Mikrofonfreigabe erforderlich sein. Es werden nur vom Nutzer ausgewählte Inhalte übermittelt. Vom Nutzer anderweitig gespeicherte oder geteilte Dateien unterliegen anschließend auch dem jeweiligen Speicherort bzw. Empfänger.

6. Nachrichten, Anhänge und externe Angebote
Nachrichten werden an die ausgewählten Empfänger übermittelt. Je nach Profileinstellung kann zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden. Geplanter Versand setzt einen regelmäßig laufenden Serverdienst voraus. Externe Links und Videoangebote können eigene Dienste mit eigenen Datenschutzhinweisen öffnen. Ein aktivierter externer Dienst darf erst nach Klärung seines konkreten Datenflusses und seiner Rechtsgrundlage eingesetzt werden. Die Angaben zu Empfängern und Drittlandübermittlungen sind entsprechend zu ergänzen.

7. Speicherfristen und Löschung
Daten werden nach den einschlägigen schulischen und sonstigen gesetzlichen Vorgaben sowie nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck gespeichert. Eine Abmeldung oder das Löschen der App löscht keine auf dem Schulserver gespeicherten Daten. Für Klassen 5–10 werden GFS getrennt je Schuljahr geführt; Kursstufen-GFS umfassen zwei Schuljahre. Eine Archivierung ist nicht mit einer Löschung gleichzusetzen.
Schüler werden nach dem Austritt aus der Schule – auch unmittelbar nach der Kursstufe 2 – mit ihren Fachdaten, ihrem Konto und Elternkonten ohne weiteres Kind an der Schule gelöscht, sobald die von der Schule festgelegte Frist abgelaufen ist. Auskunfts- und Löschanfragen bearbeitet die Administration über einen Datenexport (JSON) bzw. die Löschfunktion im Portal.
Die eingesetzte Cron-Bereinigung entfernt im bestehenden Programm Anmeldeprotokolle nach 90 Tagen, gelesene Benachrichtigungen nach 120 Tagen und Audit-Einträge nach 365 Tagen. Diese technischen Voreinstellungen ersetzen kein vom Betreiber festgelegtes Löschkonzept. Nachweise über die bestätigte Fassung der Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise werden mit Nutzerkennung, Fassung und Zeitpunkt gespeichert. Ihre Frist ist ebenfalls festzulegen.
Verbindliche Fristen für Schul- und Kommunikationsdaten, Dateien, Bestätigungsnachweise, Serverprotokolle und Sicherungskopien sowie das Löschverfahren:
[Noch zu ergänzen: Speicherfristen und Löschverfahren einschließlich Sicherungen]

8. Rechte der betroffenen Personen
Sie können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit anwendbar, bestehen Rechte auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine gesondert erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt. Rechte können durch gesetzliche Pflichten oder Rechte anderer Personen begrenzt sein. Wenden Sie sich dazu an den oben genannten Verantwortlichen oder Datenschutzkontakt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsicht mit Kontakt:
[Noch zu ergänzen: Datenschutzaufsicht mit Kontakt]

9. Erforderlichkeit und automatisierte Entscheidungen
Welche Angaben gesetzlich oder für die gewählte Funktion erforderlich sind und welche Folgen eine Nichtbereitstellung hat, ist in den konkreten Rechtsgrundlagen und im jeweiligen Formular zu erläutern. Der Schulmanager unterstützt organisatorische und pädagogische Arbeitsabläufe. Auswertungen und Vorschläge ersetzen keine gesetzlich erforderliche Entscheidung durch die zuständige Person. Bei zusätzlichen automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung muss der Betreiber gesondert über deren Voraussetzungen und Funktionsweise informieren.

10. Stand und Kenntnisnahme
Es gilt die auf dieser Seite genannte Fassung. Die Bestätigung, diese Hinweise gelesen zu haben, dokumentiert ihre Bereitstellung und ist keine Einwilligung in sämtliche beschriebenen Vorgänge. Ergänzungen zur tatsächlichen Installation:
Keine ergänzenden Angaben.